컨설팅 일정 조율 자동화, 클로드 코드와 Aside로 14개 기업 예약부터 현황 공유까지

10월 20일, 초기 관광벤처 지원사업에서 컨설팅할 기업 14곳을 한꺼번에 배정받았습니다. 9월에 1차로 다섯 곳을 맡았을 때는 대표님마다 통화하고 메일을 주고받으며 시간을 맞췄는데요, 이번에는 기업마다 연락하는 대신 예약 링크 하나를 보내고 각 기업이 직접 시간을 고르게 했어요.

안내는 10월 21일 오후 5시 59분에 메일과 문자로 나갔고, 6시 39분에 첫 예약이 슬랙으로 들어왔습니다. 예약 조건과 발송, 알림, 운영사 공유까지 단계마다 맡긴 AI가 달랐는데요, 표로 먼저 정리하면 이렇습니다.

예약 조건은 클로드 코드에 어떻게 맡겼나요?

예약 링크는 7월에 클로드 코드로 만든 미팅 예약 서비스 NeverMiss를 썼습니다. 구글 캘린더의 일정 정보로 예약 가능한 칸을 계산해 보여주고, 예약이 확정되면 캘린더 이벤트와 Google Meet 회의를 만드는 구조입니다. 이번 컨설팅에 맞춘 조건은 클로드 코드에 이렇게 지시했습니다.

각 담당자에게 메일 및 문자로 안내를 하려고 해. 내가 만든 nevermiss로 예약 가능 일정을 세팅해서 안되는 일정과 이동 시간빼고 진행하려고 해. 우선 테스트 초안 만들고 실제 메일, 문자 보내는 걸로 하자.

첫 테스트 메일을 받아 본 뒤 고객에게 보내기 전에 "메일 아직 안보냈지? 가능한 시간 조절 해야 해."라고 멈춰 세우고, 컨설팅이 가능한 날짜와 시간대를 16일치 목록으로 다시 줬습니다. 클로드 코드는 예약 유형에 날짜별 시간대 설정을 추가하고 테스트를 통과시킨 뒤 배포했어요. 기존 캘린더 일정과 그 앞뒤 1시간 이동 시간을 빼고 남은 예약 칸은 212개였습니다.

캘린더에 일정이 새로 생기면 예약 칸도 바로 줄어드는지 물었는데요, 코드를 확인해 보니 예약 화면을 열 때와 예약을 확정하기 직전, 두 번 캘린더를 다시 조회합니다. 같은 시간에 다른 미팅이 잡혀도 겹쳐서 예약되지 않아요.

같은 날 두 가지 조건을 더 정했습니다. 평소 이 서비스로 들어온 예약은 영업 관리용 노션에 신규 고객으로 기록되는데, "이 건들은 노션 기록은 따로 하지마."라고 지시해 이 예약 유형만 기록을 껐어요. 지원사업 참여 기업 14곳이 영업 문의와 섞이지 않게 하려는 거였습니다. 일반 미팅용 예약 링크에도 같은 날짜 제한을 걸어서, 컨설팅을 열지 않은 날에는 다른 미팅도 잡히지 않게 했습니다.

안내 메일과 문자는 무엇을 확인한 뒤 보냈나요?

발송 스크립트는 발송 옵션 없이 실행하면 미리보기만 보여주도록 클로드 코드가 만들었어요. 고객에게 나가기 전에 제 메일과 휴대폰으로 테스트를 먼저 받아서 회사 메일 서명이 한 번만 들어가는지, 예약 링크가 열리는지 봤습니다. 안내 문구도 이 단계에서 한 번 고쳤어요.

예약 링크 주소에는 받는 기업의 업체명, 담당자 이름, 이메일이 파라미터로 들어가 예약 폼이 미리 채워진 상태로 열립니다. 다른 기업에도 각자의 정보가 들어가는지 확인하고 나서 발송했어요. 연락처가 두 개 적힌 기업은 실무 담당자 쪽으로 보냈습니다.

최종 발송은 제가 "보내"라고 말한 뒤에만 나갔어요. 메일 13건은 보낸편지함에서 13건, 반송 0건을 확인한 다음에 문자를 보냈고, 문자는 솔라피 API로 나갔습니다. 발송 결과를 다시 조회했을 때 12건은 수신 완료, 1건은 통신사 접수 상태였어요. 1차 컨설팅에서 이미 뵌 대표님 한 분께는 제가 직접 쓴 인사 문구로 따로 보냈습니다.

대량 발송 메일은 스팸으로 분류될 수 있어서 문자 끝에 스팸함 확인 요청을 한 줄 덧붙였어요. 여러 곳에 한꺼번에 보내는 안내는 본인 계정으로 테스트를 먼저 받고, 링크에 들어간 값이 기업마다 다른지 확인한 뒤에 보내세요.

슬랙 알림 연결은 Aside에게 맡겼어요!

NeverMiss에는 7월부터 예약, 취소, 시간 변경 때 슬랙으로 알림을 보내는 코드가 들어 있었는데요, 알림을 받을 슬랙 웹훅 주소가 비어 있었습니다. 클로드 코드에 일정 채널로 알림을 받을 수 있는지 물었더니 슬랙 앱 설정 화면에서 사람이 해야 할 단계를 정리해 줬어요. 웹훅을 켜고, 채널을 고르고, 앱을 다시 설치하고, 주소를 설정 파일에 넣는 순서였습니다.

이 목록을 복사해 Aside에 그대로 요청했습니다. Aside는 브라우저에서 슬랙 앱 설정 화면을 열어 웹훅을 만들고, 주소를 화면에 출력하지 않은 채 설정 파일과 운영 서버 설정값에 넣은 뒤 테스트 알림까지 보냈어요. 알림 문구에 이모지를 넣는 수정과 배포도 같은 세션에서 했습니다.

알림은 매일 아침 일정 브리핑이 오는 슬랙 일정 채널로 받아요. 예약 알림에는 시간과 미팅 종류, 예약자, 예약자가 적은 메모, Meet 링크가 한 줄씩 들어갑니다. 예약자 쪽에는 구글 캘린더 초대장이 발송됩니다. 초대장 설명에 Meet 주소와 함께 취소·변경 페이지 주소가 들어가서 사정이 생기면 기업 쪽에서 시간을 직접 바꿀 수 있어요.

운영사와는 클로드 아티팩트 현황판으로 공유했어요!

컨설팅을 배정한 운영사 역시 기업별 진행 일정을 파악해야 합니다. 확정 건마다 메일을 쓰는 방식 대신, 언제 열어 봐도 최신 상태가 보이는 페이지 하나를 주기로 했어요. 클로드 코드에 준 지시는 이랬습니다.

각 컨설팅 프로그램, 프로그램 별 고객사, 컨설팅 일정, 구글밋 링크, 진행여부, 보고서 작성 및 전달 여부를 (운영사)랑 공유하고 싶어. 네버슬립 디자인 시스템 반영해서 대시보드로 만들어줘.

클로드 코드는 네버슬립 디자인 시스템의 색과 글꼴을 가져와 현황판을 만들고 클로드 아티팩트로 게시했습니다. 공개 범위를 링크 소지자로 두면 클로드 계정이 없는 사람도 열람할 수 있습니다. 진행 상태는 진행 완료, 진행 예정, 일정 조율 중 세 가지로 나누고, 보고서는 작성과 전달을 따로 표시했습니다. 담당자 전화번호와 이메일은 데이터 단계에서 제외했습니다.

현황판을 받아 보고 상단 숫자 옆에 무엇을 센 건지 적어 달라고 한 번 더 요청했습니다. 한 기업이 1차와 3차에 모두 배정돼 있어서, 배정 건수를 기업 수가 아니라 컨설팅 회차로 센다는 설명이 붙었어요. 21일 오후 6시 30분 기준으로 배정 20건 중 5건은 컨설팅과 보고서 전달까지 끝났고, 14건은 일정을 조율하고 있었습니다. 첫 예약이 들어온 뒤에는 클로드 코드가 그 기업의 행을 진행 예정으로 바꾸고 일정과 Meet 링크를 채워 같은 링크로 다시 게시했어요.

직접 하는 일은 회신과 컨설팅 준비만 남았어요

운영사 메일 스레드에 기업별 확정 일정을 회신하는 일은 아직 제가 직접 합니다. 그 밖의 일정 조율은 기업이 고른 시간이 캘린더와 슬랙, 현황판으로 이어지도록 정리됐어요.

저는 이번에 일정 조율 메일을 주고받지 않으면서도 예약을 놓치지 않는 게 목표였는데요, 안내를 보내고 40분 만에 첫 예약이 슬랙으로 들어와서 이 구성으로 충분히 만족하고 있습니다. 여러 기업과 미팅 일정을 맞춰야 하는 일이 반복된다면 가능한 시간만 열어 둔 예약 링크를 먼저 준비해 보세요! 알림 채널과 진행 현황판은 예약이 들어오기 시작한 뒤에 차례로 갖춰도 늦지 않습니다.

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