부산의 건강기능식품 제조기업 천호엔케어와 노션 업무 시스템 구축 컨설팅을 진행하고, 임직원 대상 노션 실습 교육까지 마쳤습니다. 7월 첫 상담에서 실제 업무 흐름을 듣고, 8월 킥오프부터 9월까지 검토 미팅을 이어가며 구축본을 고친 뒤, 10월에 그 시스템으로 3시간 실습 교육을 진행했어요. 디자인팀 팀장님을 중심으로 마케팅팀, 유통팀, IT팀 분들이 검토에 함께하셨습니다.
천호엔케어는 자사생산과 OEM 두 방식으로 신제품을 출시하는데요, 디자인팀이 패키지 표시사항 검수와 출시 일정 공유를 맡고 계셨어요. 디자인 파일을 메일로 보내고 PDF에 수정 표시를 받아 다시 고치는 방식이었는데, 유관부서가 같은 일정을 실시간으로 보면서 확인하는 체계를 원하셔서 이번 컨설팅을 의뢰해 주셨습니다. 상담부터 구축, 교육까지 어떤 순서로 진행했는지 하나씩 살펴보시죠!
상담에서는 노션 기능보다 업무 순서부터 여쭤봤어요
7월 상담에서는 신제품 하나가 출시되기까지 어떤 순서로 일이 넘어가는지부터 들었습니다. 디자인 제작, 표시사항 적용, 품질 검수와 수정, 출력, 부자재 발주와 입고, 생산 일정 확정, 생산과 수량 확인까지 이어지고, 생산이 끝나면 기존 사내 시스템으로 넘어가는 흐름이었어요.
팀장님은 "팀별 일정부터 부자재 입고, 생산 일자와 생산 수량까지 마무리 단계가 한눈에 보였으면 좋겠다"고 하셨는데요, 그래서 검수 단계 하나만 옮기지 않고 신제품 프로젝트 전체 일정을 한 화면에서 보는 구조로 방향을 잡았습니다.
노션으로 안 되는 것도 처음에 말씀드렸어요. 패키지 전개도 이미지 위에 직접 박스를 그리거나 교정 표시를 하는 기능은 노션에 없거든요. 수정 표시는 지금처럼 PDF로 하고, 노션에는 검수 파일과 상태, 의견을 모으는 쪽으로 역할을 나눴습니다.
1차 구축본을 보고 무엇을 덜어냈나요?
8월 킥오프 때 샘플 워크스페이스를 관리자 계정으로 공유드렸고, 천호엔케어 내부에서 유관부서 논의를 거쳐 1차 요청사항을 보내주셨어요. 자사제품과 OEM을 두 축으로 나누고, 검수 차수를 자동으로 매기고, 검수 파일을 부서별로 따로 올리고, 건강기능식품 광고심의 흐름까지 넣어 달라는 내용이었습니다.
요청을 반영한 1차 구축본을 놓고 마케팅팀, 유통팀, IT팀 분들과 다시 만났는데요, 이 자리에서는 오히려 항목을 줄이는 쪽으로 정리가 됐어요. 매일 입력하실 분들이 실제로 채울 칸만 남기기로 한 거죠.
| 1차 요청 | 8월 검토 미팅에서 확정한 방식 |
|---|---|
| 자사제품과 OEM 구분 | 프로젝트 DB 하나에 구분 속성을 두고 필터 보기로 나눔 |
| 검수 차수 자동 기입 | 차수 속성을 없애고 검수 제목에 1차, 2차를 직접 적음 |
| 부서별 검수 파일 속성 | 파일명에 부서와 용도를 적음 (예: 1차_마케팅_수정용) |
| 광고심의 상태 관리 | 별도 상태 없이 검수자 메모에 기록 |
| 표, 보드, 타임라인 보기 | 표와 타임라인만 남김 |
"저희는 타임라인이랑 표 형태면 충분할 것 같아요"라는 말씀에 보드 보기를 뺐고, 차수는 "차수를 제목에 넣으면 되겠네요"라는 의견대로 정리했어요.
입력 칸이 하나 늘면 그 칸을 매번 채워야 하는 사람이 생깁니다. 노션을 처음 도입하는 팀이라면 속성을 늘리기 전에 제목과 파일명 규칙으로 풀 수 있는지부터 보시는 게 좋아요.
원본 DB는 숨기고, 개인 페이지는 링크된 보기로 만들었어요
WIKI 홈 아래에 회사 정보·운영 기준, 프로젝트 운영, 일정·업무, 표시사항 검수, 회의록, 사용 가이드까지 6개 업무 페이지를 두고, 담당자별 개인 페이지를 따로 만들었어요. 원본 데이터베이스는 프로젝트, 단계별 업무, 표시사항 검수, 회의록 4개뿐인데요, 모든 화면이 이 원본을 불러온 링크된 보기라서 어느 화면에서 고쳐도 원본과 다른 분 화면에 바로 반영됩니다.
원본 DB 4개는 WIKI 맨 아래 '삭제 절대 금지' 토글 안에 넣어 뒀어요. 링크된 보기는 지워도 원본이 그대로 남지만, 원본을 지우면 연결된 화면 전부에서 데이터가 사라지기 때문입니다.
개인 페이지는 모두 같은 템플릿이고 필터만 다릅니다. 자사제품만 맡은 마케팅 담당자라면 자사제품만 보이게, 완료된 업무는 숨기게 걸어 두는 식이에요. 팀원별 페이지는 공통 구조 수정이 다 끝난 뒤에 명단을 받아 한 번에 만들기로 했는데요, 개인 페이지를 먼저 만들고 구조를 고치면 페이지마다 다시 손봐야 하거든요.
9월 검토 미팅에서 담당자분이 "일단 저희가 원하는 것은 다 된 것 같아서"라고 하시면서, 프로젝트를 만들 때 검수 항목도 같이 생기게 해 달라는 요청을 하나 더 주셨어요.
버튼 한 번에 업무 11개와 검수 2건이 생겨요!
노션 데이터베이스는 값이 비어 있으면 필터와 정렬에 걸리지 않아요. 신제품마다 같은 업무 목록을 손으로 넣다 보면 빈칸이 생기기 쉬워서, 이 입력을 버튼으로 바꿨습니다.
개인 페이지 상단에 자사 건강기능식품, 자사 일반식품, OEM 건강기능식품, OEM 일반식품 네 가지 프로젝트 추가 버튼이 있어요. 하나를 누르면 기본값이 채워진 프로젝트 1건과 제품기획부터 예상 출고 가능일까지 단계별 업무 11개가 담당 부서, 초기 일정과 함께 생기고, 9월 요청을 반영해 패키지 표시사항과 상세페이지 검수 2건도 같은 프로젝트에 연결돼 만들어집니다.
사람이 직접 채울 칸은 제품명, 출시 목표일, 출고 예상일, PM, 생산 예정 수량, 부자재 입고 예정일 6개예요. 하나라도 비면 입력 완성도 칸에 빠진 항목이 표시되고, 업무 일정이 지났는데 완료로 바뀌지 않으면 지연 일수가 빨간 글씨로 뜹니다.
초기 일정은 프로젝트를 만든 날을 기준으로 들어가고, 실제 일정에 맞춰 표나 타임라인에서 끌어다 고치면 돼요.
3시간 실습 교육에서 노션 입문부터 템플릿 온보딩까지 마무리했어요
교육 준비 미팅에서 참석자 모두 노트북을 하나씩 준비하기로 했어요. 설명은 짧게 하고 실습 위주로 가기로 했고, 노션을 처음 여는 분들도 따라올 수 있게 가장 상위 개념부터 시작해 달라는 요청도 받았습니다.
1교시는 가입부터 블록, 설정까지 처음 쓰는 사람 기준으로 진행했어요. 멘션으로 서로를 부를 일이 많아서 계정 이름을 한글 본명으로 통일하고, 한 주의 시작을 월요일로 바꾸는 설정도 같이 했습니다.
2교시에는 데이터베이스를 만들고 링크된 보기를 하나 추가해 직접 실험해 봤어요. 링크된 보기에서 값을 바꾸면 원본도 바뀌고, 링크된 보기를 지워도 원본은 남는 걸 확인하는 순서였는데요, 천호엔케어 개인 페이지가 바로 이 방식으로 만들어져 있습니다.
공유 설정에서는 멤버와 게스트 차이를 따로 짚었어요. 천호엔케어는 관리자 계정 하나만 유료로 쓰고 팀원은 모두 게스트로 초대했는데요, 공유 버튼을 누르면 뜨는 '멤버로 업그레이드'를 무심코 누르면 그 사람 몫의 요금이 매달 청구됩니다. 제 고객사 중에도 초대한 팀원을 멤버로 추가해 1년 동안 결제가 나간 곳이 있었어요.
3교시에는 OEM 일반식품 버튼으로 'ABC'라는 프로젝트를 만들어 업무 11개와 검수 2건이 생기는 걸 같이 확인했어요. 이어서 지연 표시가 뜨는 업무, 2차 검수를 추가할 때 프로젝트를 직접 연결하는 방법, 내 담당 업무만 보이게 필터를 거는 방법까지 순서대로 따라 했습니다.
필터를 걸고 '모두에게 저장'을 누르면 모든 사람 화면이 똑같이 바뀐다는 점도 화면으로 보여드렸어요. 내 화면에서만 필터를 걸어야 다른 분 화면은 바뀌지 않습니다.
마지막에는 클로드에 노션 커넥터를 연결해 "이번주 프로젝트 요약해"라고 물으면 프로젝트 DB를 가져와 정리하는 예시도 보여드렸어요. 일정과 검수 기록이 노션 한 곳에 쌓여 있으니 AI에게도 이런 질문을 바로 할 수 있습니다.
템플릿을 같이 쓰는 규칙도 함께 정했어요
시스템을 만들어 두어도 다 같이 지키는 규칙이 없으면 화면이 금방 어긋납니다. 교육 중에 정한 기준은 이렇습니다.
| 항목 | 규칙 |
|---|---|
| 원본 데이터베이스 | 열지 않고, 내 개인 페이지의 링크된 보기에서 작업 |
| 프로젝트 추가 | 같은 제품이 두 번 생기지 않도록 담당 PM만 버튼을 누름 |
| 템플릿 수정 | 담당 PM과 협의한 뒤 수정 |
| 상태 변경 | 그날 바로 바꿔 지연 표시와 캘린더가 실제 일정과 맞게 유지 |
| 확인 요청 | 메신저 대신 해당 행에 댓글과 멘션으로 남김 |
검수가 제품마다 3차에서 끝나기도 하고 6차까지 가기도 하는데, 다음 차수를 자동으로 이어지게 할 수 있냐는 질문도 나왔어요. 제품마다 변수가 달라서 자동화로 다 잡기보다 PM분들이 규칙을 먼저 정하고 쓰면서 보완하시길 권해 드렸습니다. 자잘한 수정은 그 검수 페이지 댓글로, 정식 재검수는 차수를 하나 추가하는 식으로요.
교육을 마치며
저도 부산 사람이라 익숙한 동네에서 하는 교육이 반가웠어요. 첫인사도 그 이야기로 시작했습니다.
석 달 동안 미팅마다 가장 오래 이야기한 건 입력 항목과 운영 규칙이었어요. 교육 마지막에도 이 템플릿은 완성본이 아니니, PM분들이 주관해서 규칙을 정하고 초반에 걱정하신 상황이 생길 때마다 규칙을 하나씩 정리해 달라고 말씀드렸습니다.
천호엔케어의 신제품들이 이 시스템 위에서 일정대로 안정적으로 출시되길 바랍니다!
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