발주서 PDF 한 묶음과 거래처 엑셀, 제품 엑셀, 이카운트 웹자료올리기 서식을 넣으면 주문서입력으로 올릴 엑셀과 사람이 확인할 목록이 함께 나옵니다. 경북 영천에서 자동차 엔진 부품을 만드는 오토탑의 수주 입력을 위해 클로드 코드로 만든 스킬이에요.
오토탑은 품목과 수량이 자주 바뀌는 다품종 소량생산 회사인데요, 관리팀 차장님이 매일 한 시간 정도를 수주장 입력에 쓰고 계셨습니다. 영업 담당자가 카카오워크 수주방에 수주장 파일을 올리면 달러 금액을 원화로 바꾸고, 거래처와 품목 코드를 찾아 주문서입력에 한 건씩 넣는 순서였어요.
부서별 교육 이야기는 오토탑 교육 후기에 적었고, 여기서는 수주 입력 한 업무를 어떻게 설계했는지만 정리합니다.
발주서를 넣으면 어떤 파일이 나오나요?
결과물은 엑셀 세 개와 확인 목록 하나입니다.
| 파일 | 들어 있는 것 | 쓰는 곳 |
|---|---|---|
| 업로드 원본 | 주문서입력 서식에 맞춘 행. 애매한 칸에는 빨간 음영과 사유 메모 | 추가 확인과 수정 |
| 이카운트 업로드용 (잠금) | 원본과 같은 값. 셀 수정은 막고 선택·복사는 열어 둠 | 웹자료올리기에 붙여넣기 (붙여넣기와 저장은 담당자가 직접) |
| 검토표 | 발주서에 적힌 원문과 매칭 결과를 한 줄씩 나란히 | 매칭이 맞았는지 대조 |
| 확인필요 목록 | 페이지별·행별로 사람이 볼 항목 | 확인 순서표 |
이카운트 웹자료올리기의 주문서입력 서식은 1행 머리글이 20열입니다. 일자, 거래처코드, 납기일자, 품목코드, 수량, 단가, 외화금액, 공급가액 같은 열이 정해진 순서로 들어가요.
서식 파일의 머리글이 바뀌면 스킬이 엑셀을 만들지 않고 바로 멈추게 해 두었는데요, 열이 하나 밀린 엑셀을 붙여 넣는 것보다 멈추는 편이 덜 위험하기 때문입니다. 이카운트 업로드용 (잠금) 파일에는 비밀번호를 걸지 않았어요. 실수로 값을 고치는 것만 막으면 되는 파일이라서요.
PDF는 어떤 순서로 읽나요?
입력할 데이터부터 검수합니다
수주방에 올라오는 PDF는 여러 장이고, 페이지마다 다른 고객사 발주서인 경우가 많습니다. 오토탑이 보낸 인보이스나 이미 이카운트에 입력하고 출력해 둔 화면이 같이 묶여 오기도 해요.
값을 읽기 전에 페이지마다 실제 고객 발주서인지부터 표시하고, 아닌 페이지는 엑셀에 넣지 않습니다.
거래처는 이름을 정리한 뒤 맞춥니다
같은 거래처라도 발주서에는 국가명이 붙거나 주식회사, CO., LTD. 같은 법인 표기가 섞여 들어옵니다. 이 표기를 떼어 낸 이름이 거래처 목록과 정확히 같으면 바로 매칭하고, 이름 일부만 겹치면 매칭하되 빨간 칸으로 표시해요.
품목은 품번에서 기호를 빼고 숫자와 영문만 남긴 뒤, 제품정보의 규격 칸에 그 코드가 들어 있는지로 찾습니다. 발주처마다 품번 쓰는 방식이 조금씩 달라서 이렇게 정리했어요.
애매한 데이터는 빨간 표시로 확인합니다!
이 스킬은 애매한 값을 그럴듯하게 채우지 않도록 만들었습니다. 아래 경우에는 값을 원문 그대로 두거나 비워 두고, 그 칸에 빨간 음영과 사유 메모를 남겨요.
| 빨간 칸이 붙는 경우 | 담당자가 확인할 것 |
|---|---|
| 거래처가 이름 일부로만 매칭됨 | 같은 거래처가 맞는지 |
| 품목을 찾지 못함 | 목록에 없는 품목인지, 품번 표기만 다른지 |
| 손글씨나 흐린 스캔으로 판독이 불확실함 | 원본 PDF 페이지와 직접 대조 |
| 수량 × 단가가 인쇄된 금액과 다름 | 인쇄된 금액이 맞는지 |
| 통화가 원화가 아님 | 원화로 바꿔 넣을 금액인지 |
| 일자를 읽지 못함 | 원본에서 날짜 다시 확인 |
검산이 맞지 않을 때도 계산한 값으로 고치지 않고 발주서에 인쇄된 금액을 그대로 씁니다. 숫자를 바꿀지는 담당자가 정해요.
거래유형, 담당자, 출하창고처럼 회사가 정해 줘야 하는 코드는 값을 받기 전까지 모든 행에서 비워 둡니다.
처음 실행할 때 받은 거래처·제품 엑셀이 샘플본이면 빨간 칸이 많이 나오는 게 정상이에요. 이카운트에 등록된 거래처와 품목 전체 목록을 받아 다시 실행하면 됩니다.
이카운트 저장은 왜 담당자가 하나요?
이 스킬은 이카운트 업로드용 (잠금) 파일을 만드는 데서 멈춥니다. 웹자료올리기 화면에서 붙여넣고 저장하는 건 담당자가 이카운트 업로드용 (잠금) 파일을 열어 빨간 칸을 확인한 뒤 직접 해요. 처음부터 이카운트에 바로 저장하면 매칭이 틀린 행도 그대로 주문서가 되니까요.
다음 단계로는 검산을 통과한 건만 이카운트 오픈 API의 주문서 입력으로 보내는 방식을 설계해 두었습니다. 아직 운영하는 단계는 아니에요. 이카운트가 오픈 API로 주문서 입력을 제공하니 연결은 가능한데, 연결하려고 보니 제약도 있었습니다.
거래처 목록은 앞으로도 엑셀 파일로 받아 둡니다. 이카운트 API에서 품목은 꺼내 올 수 있는데 거래처는 입력 기능만 열려 있거든요.
수주장이 모이는 위치도 바꿔야 합니다. 지금은 카카오워크 수주방에 올라오는데, 카카오워크 공개 API로는 이미 있는 대화방의 첨부파일을 받아 올 수 없어요. 그래서 공유 드라이브 폴더를 접수함으로 쓰는 방법을 제안드렸습니다.
우리 회사 수주 입력에도 맞을까요?
아래 항목에 많이 해당할수록 오토탑과 비슷한 방식으로 시작할 수 있습니다.
- 발주서가 PDF나 엑셀로 들어오고, 한 파일에 여러 고객사 발주서가 섞여 있다
- 고객사마다 품번 표기가 달라서 제품 코드를 매번 찾아본다
- 이카운트 거래처·품목 등록이 끝나 있어 전체 목록을 엑셀로 내려받을 수 있다
- 환율 적용이나 인쇄 금액 우선처럼 담당자가 말로 설명할 수 있는 규칙이 있다
- 웹자료올리기 서식을 이미 쓰고 있거나 쓸 수 있다
저는 모든 칸을 자동으로 채우는 것보다, 사람이 볼 칸이 어디인지 정확히 알려 주는 쪽을 이 자동화의 목표로 잡았습니다. 지난주에 받은 발주서 한 건과 이카운트 거래처·품목 목록부터 모아 보세요. 그 두 가지로 첫 검토표를 만들어 볼 수 있어요!
