광주의 지역산업 진흥·기업지원 기관인 (재)광주지역산업진흥원에서 임직원 대상 AI 실무 활용 교육을 진행했습니다. 사업동향조사와 정책보고서, 한글 문서와 PPT라는 실제 업무를 기준으로 ChatGPT의 Chat, Work, Codex를 나눠 쓰는 방법과 클로드와의 차이를 두 시간 남짓한 강의와 시연으로 구성했어요. 이미 ChatGPT와 클로드를 업무에 쓰고 계신 분들이 참여하셔서 현장에서 많은 질문도 이어졌습니다.
이미 AI를 쓰는 기관에서 무엇을 더 가르쳐야 할까요?
강의 전에 담당자분께 업무를 여쭤봤습니다. 사업동향조사와 정책보고서를 주로 다루고, 문서는 한글과 PPT로 만들고, 여러 AI 플랫폼의 장단점과 행정 업무에 쓸 수 있는 도구를 안내해달라는 답을 받았어요.
강의 시작할 때 구글 시트로 한 번 더 받았습니다. 지금 AI를 어느 정도 쓰는지, 유료 도구는 뭘 쓰는지, 담당 업무와 가장 해결하고 싶은 문제가 뭔지요. 두 시간짜리 강의는 이 답에 따라 뺄 것과 남길 것이 정해지기 때문입니다.
이미 쓰고 계신 분들의 불만은 늘 비슷합니다. 답이 매번 다르다, 지어내는 것 같다, 원하는 기준대로 안 나온다. 저는 이걸 도구 문제가 아니라 맥락 문제로 봅니다. 모델은 계속 좋아지는데 결과가 안 좋다면, AI가 무엇을 기준으로 답해야 하는지를 못 받은 상태예요.
이날 강의는 기능 소개 대신 일하는 순서로 짰습니다. 맥락을 문서로 만들고, 일의 성격에 맞는 도구를 고르고, 내 작업 공간을 세팅하고, 조사에서 발표자료까지 한 번에 가고, 반복되는 일은 도구로 만드는 순서예요.
1단계. 업무 맥락을 마크다운으로 만들어두면 어느 AI모델을 옮겨가도 상관없습니다!
강의 중반에 오늘 하나만 가져가신다면 이거라고 말씀드린 게 맥락 문서화입니다.
이게 되면 사실 어떤 AI 모델을 옮겨가도 상관없고 그 도구에 맞춰서 내가 필요한 기능을 익혀서 쓰시면 되는데 대부분은 사실 이게 안되어 있으세요.
회사 공통 정보, 내 담당 업무, 자주 쓰는 보고서 양식을 마크다운 문서로 정리해두면 ChatGPT에서 클로드로 옮기는 것도 어렵지 않아요. 지금 쓰는 도구에게 그동안 대화한 중요한 맥락을 문서로 정리해달라고 요청하고, 그 파일을 새 도구에 넣으면 됩니다.
마크다운이 필요한 이유는 AI가 읽는 방식 때문이에요. 샵(#) 하나는 제목 1, 둘은 제목 2로 계층을 표시하고, 표와 굵게 표시까지 텍스트로 적는 형식이라 AI가 어떤 정보가 중요한지 바로 알아봅니다. 텍스트 파일이라 용량도 작아서 한글 파일을 통째로 넣을 때보다 토큰을 덜 쓰고 내용을 더 정확하게 가져와요.
한글 파일은 hwpx로 저장하는 것부터
기관 문서는 대부분 hwp인데, ChatGPT도 클로드도 hwp는 읽지 못합니다. 다른 이름으로 저장에서 hwpx를 고르면 AI가 열고 수정할 수 있어요. pptx도 같습니다.
한 단계 더 가려면 hwpx를 마크다운으로 바꾸는 작은 도구를 하나 두면 됩니다. 이날은 제가 강의 오는 길에 Codex로 만든 변환 도구를 시연했는데요, hwpx 파일을 넣으면 마크다운 문서가 나옵니다. 강의 기록을 받아쓰기로 남겨두고 보고서 양식과 함께 넣어 정리하라고 하는 것도 같은 방식이에요.
2단계. 채팅, 워크, 코덱스는 내가 원하는 결과물에 맞춰 선택합니다
ChatGPT에는 채팅, 워크, 코덱스가 있고 클로드도 채팅과 코워크, 클로드 코드 구조로 점점 같아지고 있습니다. 도구 선택은 어떤 일을 맡기느냐에 따라 선택하시면 돼요!
| 일의 성격 | 어디서 | 이유 |
|---|---|---|
| 기획, 서칭, 새 기획서 작성 | Chat에서 먼저 | 자료조사와 웹서칭까지는 채팅에서 됩니다. 정리된 내용을 다음 단계로 넘깁니다 |
| 일하는 방식이 정해져 매뉴얼로 만들 수 있는 일 (사업동향 조사 등) | Work | 조사하고 골라서 요약하고 PPT까지, 단계가 있는 일을 대신 실행합니다 |
| 웹사이트, 통합 시스템, 조건이 맞으면 자동으로 도는 에이전트 | Codex | 개발자이자 기획자 역할까지 맡깁니다 |
새로운 대화에서 시작하면 모든 맥락이 그대로 따라가지 않습니다. 이전 채팅에서 주요 맥락을 요청하고 이 결과를 복사해 새 대화로 붙여넣고 시작해야 해요. 마크다운 형식으로 요청하면 복사 및 조장하기 편합니다.
추론 수준과 모델도 일에 맞춥니다
파일에서 데이터를 가져오거나 요약하는 일은 추론 수준을 낮게 둡니다. 간단한 작업은 중간, 데이터 두 개가 제대로 매칭됐는지 검증하는 일은 매우 높음으로 씁니다. 모델은 5.6이 가장 앞선 만큼 토큰을 많이 쓰니 간단한 일은 5.5로 해도 됩니다. 토큰은 주 단위로 갱신되고, 프로로 바로 가기보다 플러스로 사용량을 먼저 보고 넘어가시길 권해드렸어요.
3단계. 프로젝트와 메모리를 내 업무 전용으로 세팅합니다
ChatGPT에는 장기기억과 단기기억이 있습니다. 장기기억은 AI가 중요하다고 판단한 정보를 알아서 저장하는 곳이고, 단기기억은 지금 대화창이나 프로젝트 안에서만 유지되는 기억이에요.
프로젝트를 만들 때는 메모리를 기본 저장소로 둘지 프로젝트 전용으로 둘지 정할 수 있는데요, 만들고 나면 바꿀 수 없습니다. 여러 사람이 한 계정을 함께 쓰는 환경이라면 프로젝트 전용 메모리로 만들어 내 업무만 담기게 하는 편이 좋아요. 지침 칸에는 본인 이름과 담당 업무를 넣은 프롬프트를 세팅해둡니다.
이미 공용으로 쓰던 맥락을 개인 계정으로 옮길 때는 지금 알고 있는 맥락을 전부 마크다운으로 뱉으라고 요청한 뒤, 개인 업무에 해당하는 부분만 md 파일로 챙겨서 이동하면 됩니다.
데스크톱 앱은 권한 설정이 먼저!
웹에서는 내 컴퓨터 폴더에 접근할 수 없지만, 데스크톱 앱을 설치하고 권한을 주면 Work가 바탕화면과 다운로드 폴더를 정리하고 작년 보고서 파일을 가져와 수정 작업까지 합니다. 위험하지 않느냐는 질문을 주시곤 하시는데요, 위험할 수 있습니다. 챗지피티 내부에 어디까지 갈 수 있고 그 이상은 사용자가 허락해야 가는 가드레일이 있고, 권한 설정은 사용자가 합니다. 회사 팀 계정은 데이터를 학습에 쓰지 않지만 개인 구독은 학습에 쓰일 수 있다는 차이도 같이 말씀드렸어요.
4단계. 조사에서 발표자료까지, 레퍼런스 하나가 프롬프트를 대신합니다
실습은 프로젝트 안에서 조사를 시키는 것부터 했습니다. 광주 기업들이 활용할 수 있는 사업을 최근 6개월 기준으로 조사하고 발표용 요약문까지 만들어달라는 요청이었는데요, 미리 돌려둔 결과에는 최근 지원사업이 단순 도입에서 어떤 형태로 바뀌고 있는지, 광주 기업은 어떻게 쓰면 좋을지가 정리되어 나왔습니다.
이 결과를 Work로 넘겨 PPT를 만들 때 분량과 구성은 기준을 다시 주면 됩니다. 내용이 적으니 슬라이드 다섯 장은 돼야 한다, 이런 식으로요.
프롬프트 팁 세 가지
프롬프트 팁은 세 가지를 말씀드렸습니다. 원하는 게 막연할 때는 AI에게 나를 인터뷰하라고 요청합니다. 물어볼 게 없을 때까지요. 좋은 결과물이 있으면 그걸 주고 똑같이 만들 프롬프트를 역으로 만들어달라고 합니다. 결과가 성에 안 차면 원하는 기준치를 주고 프롬프트를 고도화해달라고 하거나, 지금 더 필요한 맥락이 뭔지 AI에게 되묻습니다.
좋은 레퍼런스를 주면 얘가 이제 그거를 바탕으로 아, 이 사람이 기대하는 수준은 이 정도구나 라고 예를 하고 답변을 주거든요.
5단계. 반복되는 일은 Codex로 도구를 만듭니다
이 단계는 현장 요청으로 시연했습니다. 지원사업 성과관리를 대시보드로 보고 싶다는 요청이었어요.
성과관리 대시보드는 이렇게 시작합니다
세가지 준비물이 필요한데요, 기업이 성과를 입력하는 폼, 입력값이 쌓이는 구글 시트, 그 데이터를 보여주는 대시보드 디자인입니다. 지표는 특허나 논문 같은 항목이 후보로 나왔고, 내부 메일 발송은 자동화가 까다로워 이날은 수동으로 두기로 정리했습니다.
디자인은 구글에서 대시보드 디자인을 검색해 마음에 드는 것 하나를 골라 Codex에 줬어요. Codex는 먼저 어떤 기능과 화면이 들어가야 하는지 기획을 하고, 그다음 코드를 짜고, 브라우저 창을 열어 잘 돌아가는지 스스로 테스트합니다. 강의 후반 다른 질문을 받는 동안 이 테스트가 돌아가고 있었어요.
혼자 업무용으로 쓰면 보안 부담은 크지 않습니다. 웹에 공유하는 순간부터 보안을 따져야 해요. 프롬프트는 강의 마지막에 공유했고, 에러가 나면 에러 났다 고쳐라, 디자인이 마음에 안 들면 피드백을 계속 주면 됩니다.
보고서와 PPT에서 AI 티를 빼려면 ‘금지 표현 목록’이 필요합니다
발표자료를 보면 AI가 만든 티가 난다는 질문에는 제 방법을 그대로 말씀드렸습니다. 저는 제가 보기에 AI스러운 포인트를 목록으로 만들어서 하지 말라고 합니다. 위쪽에 쓸데없이 작은 글씨를 넣는 것 같은 것들이요. 이날 강의 자료도 클로드로 만들었는데 완전히 벗어나기는 어렵습니다.
AI는 확률대로 결과를 주기 때문에 기본값은 늘 AI스러워요. 하지 마 목록과 함께 AI스럽지 않게 잘 만든 PPT를 예시로 줘야 합니다. 좋은 레퍼런스가 최고의 프롬프트예요.
엑셀 함수도 같은 원리입니다. 입력값 A, B, C가 있고 원하는 값은 이거고 1단계부터 4단계까지 이렇게 일한다고 주면 함수를 넣어줍니다. 사람에게 인수인계하듯 입력값을 정확히 주고, 숫자는 답만 맞고 과정이 틀릴 수 있으니 검수 방법까지 같이 정합니다. 함수가 아주 복잡하면 엑셀로 먼저 하시는 게 낫습니다.
공공기관에서 ChatGPT를 업무에 쓰기 시작한다면 이 순서를 권합니다
- 담당 업무와 자주 쓰는 보고서 양식을 마크다운 문서 하나로 정리합니다. 이 문서가 있어야 도구를 바꿔도 처음부터 다시 설명하지 않습니다.
- 한글 문서는 hwpx로 저장하는 습관부터 들입니다. hwp는 AI가 읽지 못합니다.
- 조사처럼 방식이 정해진 일은 Work에, 기획은 Chat에, 도구 제작은 Codex에 맡깁니다.
- 프로젝트를 만들 때 메모리를 전용으로 둘지 먼저 정합니다. 만든 뒤에는 못 바꿉니다.
- 숫자와 데이터가 나오는 일에는 검증 절차와 업데이트 주기를 사람이 정해서 넣습니다.
